۱۰ نکته ضروری در صدور فاکتور آنلاین برای مشتری

در این مطلب می‌خوانید:

اهمیت شفافیت در صدور فاکتور 

استفاده از سیستم‌های اتوماتیک برای صدور فاکتور

درج شماره فاکتور منحصر به فرد 

رعایت قوانین مالیاتی در صدور فاکتور 

استفاده از فاکتورهای الکترونیکی

مشخصات کامل محصولات یا خدمات در صدور فاکتور

ارائه فاکتور به صورت سریع و به راحتی قابل دسترسی

اهمیت شفافیت در صدور فاکتور 

شفافیت در صدور فاکتور یکی از اصول کلیدی در هر کسب‌وکار آنلاین است. وقتی فاکتورها به‌طور دقیق و واضح صادر می‌شوند، نه‌تنها موجب ایجاد اعتماد میان فروشنده و مشتری می‌شوند، بلکه به فرآیندهای مالی و قانونی کسب‌وکار هم کمک می‌کنند. در ادامه اهمیت شفافیت در صدور فاکتور را در چند بخش توضیح می‌دهم.

راهنمای کامل صدور فاکتور برای فروشگاه‌های آنلاین: ۱۰ نکته کلیدی

1. اطلاعات کامل فروشگاه در فاکتور

اولین و مهم‌ترین نکته این است که فاکتور باید حاوی تمام اطلاعات فروشگاه شما باشد. این اطلاعات شامل نام کامل فروشگاه، آدرس، شماره تماس، ایمیل و شماره ثبت شرکت (در صورت وجود) می‌شود. این اطلاعات برای اعتبار قانونی فاکتور ضروری است و در صورت بروز مشکلات، می‌تواند به‌عنوان مدرک قانونی مورد استفاده قرار گیرد.

2. شماره فاکتور یکتا

هر فاکتور باید یک شماره منحصر به فرد داشته باشد تا بتوان آن را به راحتی شناسایی و پیگیری کرد. این شماره‌ها باید به ترتیب و به صورت منظم از یک سیستم شماره‌گذاری پیروی کنند تا امکان پیگیری آسان‌تر باشد. این کار باعث شفافیت در فرآیند مالی می‌شود و از بروز هرگونه اشتباه جلوگیری می‌کند.

3. جزئیات محصول یا خدمات ارائه‌شده

فاکتور باید شامل جزئیات دقیق محصولات یا خدماتی باشد که به مشتری فروخته شده است. این اطلاعات باید شامل نام کامل محصول، تعداد، قیمت واحد، تخفیف‌ها (در صورت وجود) و مجموع قیمت باشد. این جزئیات برای مشتریان اهمیت زیادی دارد زیرا به آن‌ها این امکان را می‌دهد که خرید خود را بررسی کرده و از درستی اطلاعات مطمئن شوند.

4. محاسبه دقیق مالیات

در بیشتر کشورهای دنیا، محاسبه و درج مالیات بر ارزش افزوده (VAT) یا سایر مالیات‌ها در فاکتور ضروری است. در ایران نیز فروشگاه‌های آنلاین موظف به محاسبه و درج مالیات بر ارزش افزوده هستند. این مالیات باید به صورت واضح و مجزا از مبلغ کل در فاکتور ذکر شود تا مشتری از مبلغ نهایی خرید خود آگاه باشد.

5. مجموع مبلغ پرداختی

مجموع مبلغ پرداختی باید به‌طور واضح در انتهای فاکتور ذکر شود. این مبلغ باید شامل قیمت محصول یا خدمات، مالیات، هزینه‌های ارسال (در صورت وجود) و هرگونه تخفیف باشد. این قسمت از فاکتور به مشتری کمک می‌کند تا تصویر واضحی از مبلغ کل داشته باشد.

6. تاریخ صدور فاکتور

در هر فاکتور باید تاریخ صدور آن ذکر شود. این تاریخ برای تعیین مهلت‌های پرداخت و پیگیری‌های قانونی بسیار مهم است. همچنین، داشتن تاریخ دقیق کمک می‌کند تا مشتریان و فروشگاه‌ها بتوانند وضعیت پرداخت‌ها و تحویل‌ها را مدیریت کنند.

7. شرایط پرداخت

در صورتی که شرایط پرداخت خاصی مانند مهلت پرداخت یا شرایط پرداخت قسطی وجود داشته باشد، این اطلاعات باید به‌طور دقیق در فاکتور ذکر شود. این شرایط می‌توانند شامل تاریخ‌های مختلف پرداخت، نحوه پرداخت (نقدی، کارت به کارت، پرداخت آنلاین و غیره) و هرگونه هزینه اضافی مرتبط با پرداخت باشند.

8. نشان تجاری و لوگو

قرار دادن نشان تجاری و لوگو در فاکتور به کسب‌وکار شما هویت می‌بخشد و موجب اعتبار برند می‌شود. این کار به مشتری کمک می‌کند تا فوراً برند شما را شناسایی کند و احساس امنیت بیشتری در خرید از فروشگاه شما داشته باشد.

9. قوانین و سیاست‌های بازگشت کالا

در فاکتور باید به وضوح سیاست‌های مربوط به بازگشت کالا و خدمات درج شود. به این ترتیب، اگر مشتری تصمیم به برگشت کالا بگیرد، فاکتور به‌عنوان مدرک قانونی برای پیگیری روند بازگشت استفاده می‌شود. ذکر شرایط بازگشت، زمان‌های مجاز برای برگشت و نحوه بازپرداخت از جمله اطلاعات ضروری است.

10. رعایت اصول شفافیت و صداقت

فاکتور باید به‌طور شفاف و دقیق تمامی اطلاعات را ارائه دهد. هیچ‌گونه اطلاعات مبهم یا گمراه‌کننده نباید در آن وجود داشته باشد. این کار نه‌تنها موجب حفظ اعتبار شما نزد مشتریان می‌شود، بلکه در صورت بروز مشکلات قانونی نیز به شما کمک می‌کند تا روند حل مشکل را تسهیل کنید. داشتن فاکتور دقیق و شفاف همچنین می‌تواند در جلب اعتماد مشتریان و افزایش وفاداری آن‌ها تأثیرگذار باشد.

۱. سیستم‌های اتوماتیک صدور فاکتور چیستند؟

سیستم‌های اتوماتیک صدور فاکتور نرم‌افزارهایی هستند که به‌طور خودکار فاکتورها را بر اساس اطلاعات ورودی تولید می‌کنند. این اطلاعات ممکن است شامل نام مشتری، جزئیات محصولات یا خدمات خریداری شده، قیمت‌ها، مالیات‌ها، هزینه‌های ارسال و غیره باشد. این سیستم‌ها به‌طور خودکار تمامی این جزئیات را محاسبه کرده و یک فاکتور حرفه‌ای و دقیق صادر می‌کنند.

۲. مزایای استفاده از سیستم‌های اتوماتیک برای صدور فاکتور

• دقت بیشتر: سیستم‌های اتوماتیک می‌توانند اشتباهات انسانی را کاهش دهند و محاسبات را به‌طور دقیق انجام دهند.
• صرفه‌جویی در زمان: به‌جای وارد کردن دستی اطلاعات، سیستم اتوماتیک به‌صورت سریع فاکتور را تولید می‌کند.
• پایبندی به قوانین مالی: این سیستم‌ها معمولاً مطابق با قوانین مالی و مالیاتی کشور عمل می‌کنند و به‌طور خودکار مالیات‌ها و هزینه‌ها را محاسبه می‌کنند.
• کاهش هزینه‌ها: به‌جای نیاز به تیم مالی یا استخدام نیروی انسانی برای صدور فاکتور، یک سیستم اتوماتیک می‌تواند تمامی این کارها را انجام دهد.
• امکان پیگیری آسان: این سیستم‌ها امکان ذخیره‌سازی و پیگیری فاکتورها را فراهم می‌کنند و به راحتی می‌توان به فاکتورها دسترسی داشت.

۳. نرم‌افزارهای اتوماتیک صدور فاکتور آنلاین

برای کسب‌وکارهایی که می‌خواهند فاکتور آنلاین صادر کنند، تعدادی نرم‌افزار و سیستم‌های آنلاین وجود دارند که این فرایند را بسیار ساده و کارآمد می‌کنند. برخی از محبوب‌ترین این نرم‌افزارها عبارتند از:

• FreshBooks: یک سیستم صدور فاکتور و حسابداری آنلاین است که برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط بسیار مناسب است. این نرم‌افزار امکان صدور فاکتور آنلاین، ردیابی پرداخت‌ها، و ایجاد گزارش‌های مالی را فراهم می‌کند.
• Zoho Invoice: یکی از ابزارهای رایگان برای صدور فاکتورهای حرفه‌ای آنلاین است. این سیستم امکان شخصی‌سازی فاکتورها، اضافه کردن مالیات‌ها و حتی یادآوری پرداخت‌ها را دارد.
• QuickBooks: این نرم‌افزار علاوه بر صدور فاکتور، امکانات حسابداری پیشرفته‌ای را نیز ارائه می‌دهد و برای کسب‌وکارهایی که نیاز به مدیریت پیچیده‌تر مالی دارند، مناسب است.
• Invoicely: این سیستم به کسب‌وکارهای کوچک کمک می‌کند تا فاکتورهای حرفه‌ای ایجاد کرده و مدیریت پرداخت‌ها و هزینه‌ها را ساده‌سازی کنند.

۴. امکانات و ویژگی‌های سیستم‌های اتوماتیک

• شخصی‌سازی فاکتورها: سیستم‌های اتوماتیک امکان طراحی فاکتورها با لوگو، رنگ‌ها و طرح‌های برند شما را فراهم می‌کنند. این کمک می‌کند تا فاکتورهای شما به‌طور حرفه‌ای و منطبق با هویت برندتان ارائه شوند.
• محاسبه خودکار مالیات: سیستم‌ها به‌طور خودکار مالیات‌ها را بر اساس نرخ‌های موجود محاسبه کرده و آن‌ها را در فاکتور لحاظ می‌کنند.
• ارسال فاکتور به‌صورت آنلاین: بسیاری از این سیستم‌ها امکان ارسال فاکتور به‌صورت ایمیل یا از طریق پیامک را فراهم می‌کنند که این امر فرآیند را برای مشتری بسیار راحت‌تر می‌کند.
• مراحل پرداخت و پیگیری: شما می‌توانید از سیستم‌های اتوماتیک برای پیگیری پرداخت‌ها، ارسال یادآوری‌ها و مدیریت بدهی‌ها استفاده کنید.
• گزارشات و آنالیز مالی: اکثر سیستم‌های صدور فاکتور به شما این امکان را می‌دهند که گزارشات دقیق و آنالیزهای مالی را به‌طور خودکار ایجاد کنید. این کار برای مدیریت مالی کسب‌وکار و تهیه گزارش‌های مالیاتی مفید است.

۵. امکانات موجود در سایت‌ها برای صدور فاکتور آنلاین

بسیاری از پلتفرم‌ها و سایت‌های فروشگاهی نیز امکان صدور فاکتور آنلاین را برای فروشگاه‌های اینترنتی فراهم می‌کنند. این امکانات معمولاً شامل موارد زیر هستند:

• یکپارچگی با درگاه‌های پرداخت: فاکتورهای صادر شده معمولاً با درگاه‌های پرداخت آنلاین همگام‌سازی می‌شوند تا فرایند پرداخت به‌صورت خودکار تکمیل شود.
• اتصال به سیستم‌های حسابداری: برخی از پلتفرم‌های فروشگاهی به سیستم‌های حسابداری متصل هستند تا تمام تراکنش‌ها به‌طور خودکار ثبت شوند.
• مدیریت سفارش‌ها و فاکتورها: شما می‌توانید تمامی سفارش‌ها و فاکتورها را از طریق پنل مدیریت فروشگاه خود پیگیری کرده و اطلاعات را برای ارسال فاکتور یا انجام اصلاحات به‌راحتی پیدا کنید.
• ارسال فاکتور به مشتریان: برخی از پلتفرم‌ها به شما این امکان را می‌دهند که فاکتورها را مستقیماً از طریق ایمیل به مشتریان ارسال کنید.

۶. آیا چنین امکاناتی در پلتفرم شاپفا وجود دارد؟

بله، در پلتفرم شاپفا که برای ساخت فروشگاه‌های آنلاین طراحی شده است، امکان صدور فاکتور آنلاین وجود دارد. این سیستم به‌طور خودکار فاکتورها را بر اساس اطلاعات سفارش مشتری و جزئیات محصول ایجاد می‌کند. علاوه بر این، شما می‌توانید فاکتورها را شخصی‌سازی کرده، اطلاعات مشتریان و جزئیات مالی را ذخیره کنید و حتی فاکتورها را به‌صورت آنلاین برای مشتریان ارسال کنید. این ویژگی‌ها کمک می‌کنند تا شما فرایند صدور فاکتور را به‌صورت دقیق، سریع و بدون اشتباه انجام دهید.

اهمیت رعایت قوانین مالیاتی در صدور فاکتور

صدور فاکتور یکی از مهم‌ترین مراحل در فرآیند مالی هر کسب‌وکاری است، به‌ویژه در فروشگاه‌های آنلاین که تراکنش‌های مالی زیادی انجام می‌شود. رعایت قوانین مالیاتی در صدور فاکتور نه‌تنها به کسب‌وکار کمک می‌کند تا از مشکلات حقوقی و مالیاتی پیشگیری کند، بلکه از جریمه‌ها و مشکلات احتمالی در برابر سازمان‌های مالیاتی جلوگیری می‌کند. در بسیاری از کشورها از جمله ایران، قوانین مالیاتی بسیار دقیق و مهم هستند و باید در تمامی فرآیندهای مالی به‌ویژه در صدور فاکتور رعایت شوند.

2. جزئیات ضروری در فاکتور از نظر مالیاتی

یک فاکتور قانونی باید اطلاعات خاصی را شامل شود تا مطابق با قوانین مالیاتی کشور باشد. در ایران، برخی از این اطلاعات شامل موارد زیر است:

• شماره فاکتور: هر فاکتور باید یک شماره منحصر به‌فرد داشته باشد که از نظر سازمان امور مالیاتی قابل پیگیری باشد.
• اطلاعات فروشنده و خریدار: نام و کد ملی یا شناسه ملی کسب‌وکار (برای شرکت‌ها)، آدرس، شماره تلفن و کد اقتصادی.
• شرح کالا یا خدمات: باید به‌طور دقیق شرح داده شود که مشتری چه کالا یا خدماتی را خریداری کرده است.
• قیمت و مبلغ نهایی: قیمت واحد، تعداد و مجموع مبلغ کالا یا خدمات باید به‌طور واضح و با جزییات مشخص درج شود.
• مالیات بر ارزش افزوده: در صورت وجود مالیات بر ارزش افزوده (VAT)، باید مبلغ آن در فاکتور ذکر شود. علاوه بر این، درصد مالیات و مبلغ مالیات باید به‌طور دقیق مشخص شود.
• تاریخ صدور فاکتور: تاریخ دقیق صدور فاکتور باید قید شود تا مشتری و سازمان امور مالیاتی بتوانند آن را پیگیری کنند.
• نوع پرداخت: اینکه مشتری به‌صورت نقدی، اعتباری یا از طریق درگاه آنلاین پرداخت کرده است باید ذکر شود.

3. مالیات بر ارزش افزوده (VAT) و فاکتور

یکی از مهم‌ترین نکات در صدور فاکتور رعایت موضوع مالیات بر ارزش افزوده است. در ایران، مانند بسیاری از کشورهای دیگر، هر کسب‌وکار موظف است که مالیات بر ارزش افزوده را از مشتری دریافت کرده و به‌صورت منظم به سازمان امور مالیاتی پرداخت کند. برای این منظور، کسب‌وکارها باید فاکتورهایی صادر کنند که شامل جزئیات مالیاتی، از جمله میزان مالیات بر ارزش افزوده (مثلاً ۹٪ در ایران) باشد.

• مالیات شامل چه کالاهایی می‌شود؟: این مالیات معمولاً بر روی تمام کالاها و خدمات فروش رفته توسط کسب‌وکارها اعمال می‌شود. البته برخی کالاها و خدمات از مالیات بر ارزش افزوده معاف هستند که کسب‌وکار باید از آن آگاه باشد.
• چطور محاسبه می‌شود؟: در فاکتور باید مالیات بر ارزش افزوده به‌صورت جداگانه محاسبه و درج شود تا مشتری و سازمان مالیاتی به‌طور شفاف از آن اطلاع داشته باشند.

4. سیستم‌های فاکتورینگ و اتصال به سامانه مالیاتی

در حال حاضر بسیاری از کشورها از جمله ایران سیستم‌های آنلاین و خودکار برای صدور فاکتور و ارسال آن به سازمان مالیاتی دارند. این سیستم‌ها به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهند که فاکتورها به‌طور خودکار صادر شوند و به‌طور هم‌زمان اطلاعات فاکتورها به سازمان مالیاتی ارسال شود. این فرایند به‌طور قابل توجهی موجب تسهیل نظارت بر فرآیندهای مالی و کاهش خطاهای انسانی می‌شود.

• سیستم‌های اتصال به سامانه مالیاتی: برخی از سیستم‌ها مانند «سامانه یکپارچه فاکتور الکترونیکی» به‌طور خودکار فاکتورهای صادر شده را به سازمان امور مالیاتی ارسال می‌کنند.
• گزارش‌دهی خودکار: این سیستم‌ها به کسب‌وکارها کمک می‌کنند که گزارش‌های مالی خود را به‌طور دقیق و در زمان مناسب ارسال کنند و از هرگونه مغایرت یا جریمه‌های مالیاتی جلوگیری کنند.

5. مشکلات و عواقب عدم رعایت قوانین مالیاتی

عدم رعایت قوانین مالیاتی در صدور فاکتور می‌تواند عواقب جدی به همراه داشته باشد. از جمله این عواقب می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• جریمه‌های سنگین: کسب‌وکارهایی که به‌درستی فاکتورهای قانونی صادر نمی‌کنند، ممکن است با جریمه‌های مالیاتی روبه‌رو شوند که می‌تواند منجر به خسارت‌های سنگین برای آن‌ها شود.
• عدم اعتبار مالیاتی: در صورتی که فاکتورهای شما فاقد اطلاعات دقیق و قانونی باشند، ممکن است برای مشتریان و سازمان مالیاتی فاقد اعتبار شوند.
• بروز مشکلات حقوقی: عدم صدور فاکتور قانونی ممکن است موجب بروز مشکلات حقوقی شود، به‌ویژه اگر فروشگاهی با حجم بالای تراکنش‌های مالی داشته باشد.

6. نکات تکمیلی

• دقت در اطلاعات ثبت‌شده: همیشه باید اطمینان حاصل کنید که تمامی اطلاعات مشتری، کالا یا خدمات، قیمت و مالیات به‌طور دقیق و صحیح در فاکتور ثبت شوند.
• آگاهی از قوانین مالیاتی: هر کسب‌وکاری باید از قوانین مالیاتی کشور خود آگاه باشد و در صورت نیاز با مشاوران مالیاتی مشورت کند تا از بروز هرگونه مشکل در فرآیند صدور فاکتور جلوگیری کند.

مشخصات کامل محصولات یا خدمات در صدور فاکتور

1. شرح کامل محصول یا خدمت

یکی از اصلی‌ترین قسمت‌ها در صدور فاکتور، شرح دقیق محصول یا خدمت است. این قسمت باید به‌طور واضح و شفاف توضیح دهد که مشتری چه کالایی خریداری کرده است یا چه خدمتی را دریافت کرده است. شرح دقیق به مشتری و سازمان‌های مالیاتی کمک می‌کند که از صحت و جزئیات معامله مطمئن شوند.

نکات مهم:

• برای محصولات: شامل نام دقیق محصول، مدل، اندازه، رنگ، برند و سایر ویژگی‌های فیزیکی مهم آن باید ذکر شود.
• برای خدمات: باید نوع خدمت، مدت زمان انجام خدمت (مثلاً تعداد ساعت یا روز)، نوع سرویس (مشاوره، طراحی، تعمیرات و غیره) و هر مشخصه دیگری که به درک بهتر خدمت کمک می‌کند، ذکر شود.

2. کد شناسایی یا شماره مدل

برای هر محصول یا خدمت، کد شناسایی، شماره مدل یا شماره سریال در فاکتور باید درج شود. این مورد به‌ویژه برای کالاهایی که دارای مدل‌های مختلف یا انواع متفاوت هستند، بسیار مهم است. این کار موجب می‌شود که از هرگونه اشتباه در شناسایی کالا جلوگیری شود و هم مشتری و هم فروشنده بتوانند به راحتی کالا یا خدمت مورد نظر را شناسایی کنند.

مثال:

• یک تلفن همراه ممکن است مدل‌های مختلفی مانند "iPhone 13 Pro Max 256GB" یا "Samsung Galaxy S21 Ultra 128GB" داشته باشد.
• یک سرویس طراحی گرافیک ممکن است بسته‌های مختلفی مانند "Logo Design" یا "Branding Package" داشته باشد.

3. تعداد و واحد اندازه‌گیری

در فاکتور باید تعداد کالا و واحد اندازه‌گیری (مثلاً عدد، کیلوگرم، متر، لیتر و غیره) مشخص شود. این مورد به ویژه در کالاهای فیزیکی اهمیت دارد تا دقیقا مشخص شود چه مقدار از محصول به مشتری ارائه شده است.

مثال:

• تعداد: ۲ عدد تلفن همراه
• واحد اندازه‌گیری: ۵ متر پارچه
• تعداد و واحد اندازه‌گیری خدمات: ۵ ساعت مشاوره

4. قیمت واحد و قیمت کل

قیمت هر واحد از محصول یا خدمت باید به‌طور دقیق در فاکتور ذکر شود. علاوه بر این، مجموع مبلغ کالا یا خدمت که به مشتری ارائه شده، باید محاسبه و در فاکتور درج شود.

مثال:

• قیمت واحد تلفن همراه: ۲۵ میلیون تومان
• تعداد: ۲ عدد
• مبلغ کل: ۵۰ میلیون تومان

5. مالیات بر ارزش افزوده (VAT)

در فاکتور باید میزان مالیات بر ارزش افزوده که به کالا یا خدمات اضافه شده، به‌طور دقیق قید شود. این اطلاعات به مشتری کمک می‌کند تا از مبلغ نهایی آگاه شود و سازمان‌های مالیاتی می‌توانند آن را برای بررسی‌های قانونی استفاده کنند.

مثال:

• مبلغ کالا: ۵۰ میلیون تومان
• مالیات بر ارزش افزوده (۹٪): ۴٫۵ میلیون تومان
• مبلغ کل فاکتور: ۵۴٫۵ میلیون تومان

6. تخفیف‌ها و هزینه‌های اضافی

اگر تخفیفی به مشتری داده شده یا هزینه‌های اضافی مانند هزینه حمل‌ونقل، نصب، یا خدمات اضافی وجود داشته باشد، این موارد باید به‌طور شفاف در فاکتور ذکر شوند. ذکر تخفیف‌ها و هزینه‌های اضافی باعث می‌شود که مشتری و سازمان مالیاتی بتوانند محاسبات را به‌طور دقیق بررسی کنند.

مثال:

• تخفیف: ۵٪ تخفیف روی کل فاکتور (۲٫۵ میلیون تومان)
• هزینه ارسال: ۵۰۰ هزار تومان

7. شرایط تحویل و گارانتی

در صورتی که محصول یا خدمت دارای شرایط تحویل یا گارانتی خاص باشد، باید این شرایط در فاکتور درج شود. این شرایط می‌تواند شامل اطلاعاتی درباره زمان تحویل، محل تحویل، و مدت گارانتی محصول باشد.

مثال:

• تحویل: تحویل در ۳ روز کاری به آدرس مشتری
• گارانتی: ۱۲ ماه گارانتی تعویض

8. تاریخ صدور و تاریخ تحویل

در فاکتور باید تاریخ صدور فاکتور و تاریخ تحویل کالا یا خدمت به مشتری مشخص شود. این مورد نه‌تنها از نظر مالیاتی مهم است، بلکه برای پیگیری تراکنش‌ها نیز ضروری است.

مثال:

• تاریخ صدور: ۱ فروردین ۱۴۰۳
• تاریخ تحویل: ۳ فروردین ۱۴۰۳

9. آدرس دقیق ارسال کالا یا محل انجام خدمت

در صورتی که کالا به‌طور فیزیکی ارسال می‌شود یا خدمت به مکانی خاص ارائه می‌شود، باید آدرس دقیق درج شود. این اطلاعات به سازمان‌های مالیاتی و همچنین خود مشتری کمک می‌کند تا از صحت تحویل و انجام خدمت مطمئن شوند.

10. نکات تکمیلی برای خدمات آنلاین

در صورتی که خدمات آنلاین ارائه می‌دهید، مانند اشتراک نرم‌افزار، دوره‌های آموزشی آنلاین یا مشاوره آنلاین، باید اطلاعات دقیقی مانند مدت زمان استفاده، نوع سرویس (دوره، اشتراک و غیره)، و نحوه دسترسی به خدمات ذکر شود.

مثال:

• خدمات آموزشی آنلاین: "دوره آموزش دیجیتال مارکتینگ به مدت ۴ هفته"
• اشتراک آنلاین نرم‌افزار: "اشتراک یک‌ساله سرویس مدیریت پروژه"

یکی از نکات بسیار مهم در صدور فاکتور، مستندسازی و ذخیره‌سازی صحیح فاکتورها است. تمامی فاکتورهای صادر شده باید به‌صورت دیجیتال یا فیزیکی ذخیره شوند تا در صورت نیاز به بررسی‌های مالیاتی یا حل و فصل هرگونه اختلافات، دسترسی به آن‌ها آسان باشد. همچنین، با توجه به پیشرفت تکنولوژی، استفاده از سیستم‌های اتوماتیک برای ذخیره‌سازی و دسته‌بندی فاکتورها می‌تواند به فرآیند مدیریت کسب‌وکار کمک کند و از بروز اشتباهات جلوگیری کند. این اقدام نه‌تنها به رعایت مقررات قانونی کمک می‌کند بلکه موجب تسهیل در روند حسابداری و مالی کسب‌وکار می‌شود.