هر چیزی که درباره هاست ایمیل یا میزبانی ایمیل باید بدانید

با اینکه پیام رسان‌ها تا حدود زیادی توانسته‌اند جایگزین ایمیل‌ها شوند؛ اما در سازمان‌ها و کسب و کار‌های آنلاین همچنان این ایمیل‌ها هستند که برای رد و بدل کردن اسناد مهم و اطلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرند. 

هاست ایمیل‌ها برای کمک به این کسب و کارها روی کار آمده‌اند تا سازمان‌ها و فروشگاه‌های اینترنتی مختلف بتوانند آدرس ایمیل اختصاصی برای برند خود داشته باشند. به علاوه از امکانات و قابلیت‌های بیشتری هم برای مدیریت ایمیل‌های خود استفاده کنند؛ اما متاسفانه برخلاف ایمیل‌های شخصی که ساخت آن‌ها به صورت رایگان در بستر یاهو، جیمیل و غیره امکان‌پذیر است، باید برای استفاده از یک‌ هاست ایمیل هزینه پرداخت.

همین موضوع باعث می‌شود که بسیاری از کاربران در مورد اینکه ‌هاست ایمیل چیست و چه امکاناتی دارد کنجکاو شوند. در این مقاله قصد داریم در مورد این سرویس کاربردی، قابلیت‌ها، مزایا و معایب آن با شما صحبت کنیم. هم‌چنین به این سوال مهم پاسخ دهیم که چه کسب و کارهایی باید از این سرویس استفاده کنند و چه کسب و کارهایی به آن نیاز ندارند. اگر در ذهن شما هم چنین سوالاتی مطرح است، این مطلب را مطالعه کنید.

هاست ایمیل چیست؟

هاست ایمیل یا میزبانی ایمیل یک سرویس است که در آن یک سرور اختصاصی برای میزبانی و مدیریت ایمیل‌های شما در نظر گرفته می‌شود. اگر شما یک دامنه یا به زبان ساده آدرس اینترنتی داشته باشید، می‌توانید با همان نام یک سرویس‌ هاست ایمیل سفارش دهید. البته قابلیت ساخت سفارشی آدرس ایمیل تنها مزیت استفاده از این سرویس نیست؛ بلکه مزایای فراوانی دارد که در این مقاله به آن‌ها هم خواهیم پرداخت. به علاوه، برای داشتن آدرس ایمیل اختصاصی نیازی به داشتن وبسایت نیست؛ اما قطعا باید دامنه‌ای داشت.

فعال سازی میزبانی ایمیل به راحتی امکان‌پذیر است و معمولا همان شرکت‌هایی که هاست وب ارائه می‌دهند، این سرویس را هم در اختیار کاربران خود قرار می‌دهند. به علاوه، اگر از یک فروشگاه ساز حرفه ای برای ساخت فروشگاه آنلاین خود استفاده کرده باشید، احتمالا علاوه بر ارائه ‌هاست رایگان، امکان فعال‌سازی این سرویس را هم خواهید داشت.

بهتر است بدانید که سروری که برای میزبانی از ایمیل‌ها در نظر گرفته می‌شود، می‌تواند با سرور هاست وب مشترک باشد یا این که بسته به نیاز کسب و کار روی سروری مجزا پیاده سازی شود.

تفاوت‌هاست ایمیل اختصاصی با‌ هاست وب

برخی از کاربران ‌هاست ایمیل را با‌ هاست وب اشتباه می‌گیرند و به درستی از تفاوت میان آن‌ها اطلاع ندارند. در صورتی که این دو مفهوم کاملا مجزا هستند.‌ هاست وب، یک سرویس است که فضای ذخیره‌سازی، پهنای باند و غیره را برای سایت شما فراهم می‌کند و تمام اطلاعات و داده‌های مربوط به آن را در خود ذخیره می‌کند. به این ترتیب، حتی زمانی که سیستم شما خاموش است، باز هم کاربران می‌توانند از سایت شما استفاده کنند. به همین دلیل است که باید به منظور انتخاب هاست مناسب برای سایت فروشگاهی یا سایت‌های دیگر حساسیت زیادی خرج کرد.

هاست ایمیل اختصاصی؛ اما فضایی است که فقط وظیفه ذخیره سازی و مدیریت ایمیل‌ها را برعهده دارد.‌ هاست ایمیل رایگان را بسیاری از شرکت‌ها به همراه بسته میزبانی وب در اختیار کاربران خود قرار می‌دهند؛ اما توصیه می‌شود که سازمان‌هایی بزرگ که ایمیل‌های فراوان و مهمی ‌را در طی روز ارسال یا دریافت می‌کنند، برای خرید یک سرویس ایمیل اختصاصی اقدام کنند. چرا که امنیت و فضای ذخیره سازی بیشتری در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد.

سرویس ایمیل سازمانی چگونه کار می‌کند؟

با خرید یک ‌هاست ایمیل، شما یک سرور مجزا و اختصاصی برای میزبانی ایمیل‌های خود خواهید داشت که پیام‌ها را روی یک کانال ایمن و تنها میان دو سرور مشخص رد و بدل می‌کند. این سرویس ایمیل سازمانی، امنیت دریافت یا ارسال پیام‌ها را با رمز گذاری داده‌ها کاملا کنترل و تضمین می‌کند.

در واقع به دلیل اختصاصی بودن آن، امکان نظارت بر هویت و نام دامنه کاربران و رد و بدل کامل اطلاعات وجود دارد. به این ترتیب، می‌توانید آسوده خاطر باشید که خطر حذف یا هک اطلاعات وجود ندارد. فراموش نکنید که بسیاری از هکرها یا ویروس‌های مخرب در فضای اینترنتی در کمین هستند تا به اعتبار برند شما لطمه وارد کنند. از این رو بسیار مهم است که از ‌هاست معتبر، فروشگاه ساز یا سیستم مدیریت محتوای ایمن، سرویس اختصاصی ایمیل و غیره استفاده کرده و با بررسی سرعت سایت خود به صورت مرتب از عدم وجود مشکلات مختلف اطمینان حاصل کنید. در ادامه بیشتر به توضیح مزایای این سرویس خواهیم پرداخت.

چرا باید از سرور ایمیل استفاده کنیم؟ معرفی مزایای استفاده از هاست ایمیل

اگر به عنوان مدیر کسب و کارهای آنلاین تا اینجای مقاله هنوز هیچ دلیلی برای استفاده از سرویس‌ هاست ایمیل پیدا نکرده‌اید، عجله نداشته باشید. هنوز به طور کامل به قابلیت‌ها و مزایای این سرویس نپرداخته‌ایم. در ادامه به این موضوع خواهیم پرداخت که مزایای استفاده از‌ هاست ایمیل چیست؟

1- امکان ساخت آدرس ایمیل اختصاصی

 یکی از مزیت‌های بسیار مهم‌ هاست ایمیل این است که با آن می‌توانید یک آدرس ایمیل کاملا اختصاصی برای سازمان خود تعریف کنید. در این صورت پس از علامت @ در آدرس ایمیل، به جای gmail.com یا Yahoo.com دامنه سایت شما درج می‌شود. آدرس ایمیل inf@shopfa.com، یک مثال از این آدرس‌های اختصاصی است. به این ترتیب، می‌توانید برای بخش‌های مختلف سازمان یا هر کدام از کارکنان خود آدرس اختصاصی ثبت کنید. برای مثال، برای بخش پشتیبانی suport@shopfa.com از این آدرس و برای بخش فروش از آدرس Sale@shopfa.com استفاده کنید یا به نام مدیر فروش سازمان آدرس اختصاصی Ahmadi@shopfa.com را داشته باشید.

جالب است بدانید که همین موضوع به تنهایی بسیاری از کسب و کارها را متقاعد می‌کند تا به سراغ این سرویس بروند؛ چرا که تجربه نشان داده داشتن یک آدرس ایمیل اختصاصی اعتبار برند را در نظر کاربران به شدت افزایش می‌دهد و باعث می‌شود که کاربران بیشتر به برند و سایت اعتماد کنند. در واقع می‌توان گفت که استفاده از ‌هاست ایمیل و ساخت آدرس اختصاصی در کنار امور مهم ‌دیگری مثل: سئو فروشگاه اینترنتی می‌تواند باعث رشد کسب و کار و افزایش میزان فروش سایت شود.

از طرفی، به دلیل یکسان بودن این آدرس‎‌ها با نام دامنه، به ذهن سپردن‌شان هم بسیار آسان‌تر است. افزون بر این، برخی از سازمان‌ها یا فروشگاه‌های اینترنتی بزرگ ممکن است در طول روز صدها ایمیل دریافت کنند که اگر یک هاست ایمیل نداشته باشند، باید در یک صندوق ورودی تمام آن‌ها را مدیریت کنند. در صورتی که با یک هاست ایمیل و مجزا کردن آدرس هر بخش یا هر کارمند، ایمیل‌ها مرتبط مستقیم به دست قسمت مربوطه می‌رسد و رسیدگی به آن‌ها بسیار راحت‌تر خواهد شد.

2- تضمین امنیت

تامین امنیت اطلاعاتی که در ایمیل‌ها رد و بدل می‌شوند، برای کسب و کارهای آنلاین از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. مشخص است که هر چه اطلاعات مهم‌تری را جابه‌جا می‌کنید یا کسب و کار معتبرتر و بزرگ‌تری دارید، باید روی امنیت اطلاعات خود حساس‌تر باشید. میزبانی ‌هاست می‌تواند شما از بابت آلوده شدن پیام‌ها به ویروس‌ها آسوده خاطر کند؛ چرا که تمام آن‌ها در فضای اینترنت محافظت می‌شوند. به علاوه، به دلیل رمزگذاری احتمال هک شدن بسیار پایینی دارند. جالب است بدانید که در ‌هاست ایمیل می‌توانید میزان دسترسی کاربران مختلف را به قابلیت‌ها و گزینه‌ها تعریف کنید و به این ترتیب علاوه بر نظارت کامل بر هویت کاربران، احتمال حذف یا از دست رفتن سهوی ایمیل‌ها را به صفر برسانید.

3- امکان استفاده از فضای ذخیره سازی بیشتر

در سرویس‌های عمومی ‌و رایگان مثل یاهو، فضایی که برای ذخیره سازی ایمیل‌ها در اختیار کاربران قرار می‌گیرد، محدود است. احتمالا فضای ذخیره سازی این سرویس‌ها برای بسیاری از فروشگاه‌های آنلاین یا سازمان‌هایی که تعداد ایمیل‌های دریافتی یا ارسالی آن‌ها زیاد است، کافی نیست. در صورتی که با داشتن یک سرور اختصاصی برای ایمیل‌ها با این مشکل روبرو نخواهید شد.

4- مدیریت بهتر با ابزارهای پیشرفته‌تر

ارسال روزانه ایمیل به صدها گیرنده یا پاسخگویی به ده‌ها پیام کار بسیار سختی خواهد است که بسیاری از کسب و کارهای موفق آنلاین آن را به راحتی و با استفاده از قابلیت‌های پیشرفته‌ هاست ایمیل انجام می‌دهند.

• امکان زمان‌بندی ارسال پیام؛ 
• پیوست فایل‌هایی با حجم بیشتر از 25 مگابایت؛
• حذف خودکار پیام‌های اسپم براساس تنظیمات شما؛
• تایید هویت فرستنده و گیرنده؛
• مدیریت آسان پوشه‌های فرستندگان و گیرندگان؛
• گرفتن نسخه بکاپ از ایمیل‌ها؛ 
• پاسخگوی خودکار؛ 
• ارسال همزمان ایمیل به هزاران کاربر؛
• و غیره؛

از جمله قابلیت‌های این سرویس‌ها به شمار می‌روند که می‌تواند به مدیریت بهتر و صرفه‌جویی در زمان کمک زیادی کند.

معایب سرویس ایمیل چیست؟ هاست ایمیل ارزان نیست!

مواردی که در بالا به آن‌ها اشاره کردیم، تنها برخی از مزایا و امکانات‌ هاست ایمیل بودند؛ حالا این سوال مطرح می‌شود که معایب استفاده از سرویس ایمیل چیست؟ جالب است بدانید که در هیچ منبع یا سایتی به طور شفاف معایبی برای این سرویس پیدا نمی‌شود. شاید بتوان بزرگ‌ترین مشکل آن را رایگان نبودن دانست که با توجه به قابلیت‌های فراوانش چیز عجیبی نیست.

معرفی کسب و کارهایی که به‌ هاست ایمیل اختصاصی نیاز دارند؛ ‌هاست ایمیل رایگان برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟

هاست ایمیل رایگان معمولاً در کنار بسته میزبانی وب یا همان هاست در اختیار کاربران قرار می‌گیرند. این سرویس‌ها تنها برخی از قابلیت‌های‌ هاست ایمیل‌های اختصاصی را دارند و شاید برخی از امکانات آن‌ها هم به اندازه کافی پیشرفته و کارساز نباشند. برای فعال سازی این سرویس رایگان کافی است که از برنامه‌های کنترل پلن یا نرم افزار ایمیل کمک گرفت. استفاده از هاست ایمیل‌های مجانی تنها برای کسب و کارهایی که تعداد ایمیل‌های دریافتی و ارسالی آن‌ها زیاد نیست و در مراحل ابتدایی راه اندازی کسب و کار خود هستند، مناسب به نظر می‌رسد؛ اما برای کسب و کارهای بزرگ‌تر این موضوع صادق نیست.

برای کسب و کارهای بزرگ و معتبر که کاملا حرفه‌ای عمل می‌کنند، قطعاً بهتر است که از یک‌ هاست ایمیل اختصاصی استفاده کنند. به این ترتیب، می‌توانند هویت برند خود را حفظ کرده و اعتبار آن را افزایش دهند. این موضوع در دنیای امروز که رقابت‌ها بسیار زیاد است، می‌تواند یک امتیاز بزرگ برای این کسب و کارها محسوب شود. برندینگ تجاری باعث ایجاد اعتماد بیشتر در میان مخاطبان بیشتر خواهد شد تا جایی که بسیاری از کسب و کارها حاضرند هزینه‌های زیادی پرداخت کنند تا در ذهن مخاطب خود ماندگار شوند.

علاوه بر این، کسب و کارهایی که در پیام‌های خود اطلاعات مهم و حساسی مثل اطلاعات حساب‌های بانکی مشتریان و غیره را رد و بدل می‌کنند، حتماً باید برای تامین امنیت اطلاعات خود به سراغ هاست ایمیل بروند. البته بسیاری توصیه می‌کنند که حتی اگر ایمیل‌های ارسالی یا دریافتی شما حاوی اطلاعات حساسی نیست، باز هم به فکر خرید یک سرور اختصاصی برای ایمیل‌های خود باشید. به این ترتیب، از به سرقت رفتن یا مورد سو استفاده قرار گرفتن اطلاعات خود در دنیای پر رقابت امروز جلوگیری خواهید کرد.

طراحی حرفه‌ای سایت فروشگاهی با‌ هاست رایگان

تا اینجای کار متوجه شدید که ‌هاست ایمیل چیست و چه مزایا و معایبی دارد، تفاوت آن با ‌هاست وب را درک کردید و احتمالا پس از خواندن شرایط کسب و کارهایی که باید از هاست ایمیل استفاده کنند، تصمیم قطعی خود را برای استفاده از این سرویس گرفته‌اید.

در آخر باید یادآوری کنیم استفاده از این سرویس برای سایت‌های فروشگاهی که با شاپفا راه‌اندازی شده‌اند، هم امکان پذیر است. در صورتی که قصد طراحی فروشگاه آنلاین خود را دارید، توصیه می‌کنیم که به امکانات بسیار عالی شاپفا نگاهی بیندازید. شما می‌توانید با کمک تیم پشتیبانی شاپفا سایت خود را به راحتی و در کمتر از 2 روز طراحی کنید. به علاوه برای خرید ‌هاست وب یا دامنه هم نیاز به صرف هیچ هزینه مالی یا زمانی ندارید و می‌توانید در صورت نیاز در کنار ‌هاست و دامنه رایگان،‌ هاست ایمیل را هم برای سایت خود فعال کنید.

اگر همچنان سوال یا ابهامی‌در مورد میزبانی وب یا خدمات شاپفا دارید، در بخش نظرات مطرح کنید تا پاسخگویی شما باشیم.