8 نکته کلیدی برای مدیریت موجودی که هر مدیر فروشگاه آنلاینی باید بداند

تصور کنید که شب عید است و فروشگاه آنلاین شما حسابی شلوغ شده. مشتریان یکی‌یکی محصولات را به سبد خریدشان اضافه می‌کنند و هر لحظه فروش‌تان بیشتر و بیشتر می‌شود. همه‌چیز خوب پیش می‌رود تا این‌که ناگهان پیامی از انبار دریافت می‌کنید: موجودی یکی از پرفروش‌ترین محصولات تمام شده است. شما می‌مانید و سفارش‌هایی که ثبت شده‌اند و نمی‌دانید چگونه آن‌ها را تامین و ارسال کنید.

از آن طرف، تامین‌کننده هم پاسخگو نیست و برای شارژ سریع محصول همکاری نمی‌کند. کم‌کم صدای اعتراض مشتریان بلند می‌شود. درخواست بازگشت وجه می‌دهند و اعتمادشان نسبت به فروشگاه شما کم می‌شود.

همه این مشکلات فقط به این دلیل اتفاق می‌افتند که برنامه دقیقی برای مدیریت موجودی کالا نداشتید. مدیریت موجودی محصولات کار آسان و جذابی نیست؛ اما برای موفقیت یک فروشگاه آنلاین ضروری است. اگر این کار را به درستی انجام دهید، هم فروش‌تان همیشه برقرار می‌ماند و هیچ‌وقت متوقف نمی‌شود، هم مشتریان راضی‌تری خواهید داشت.

در این مقاله، به 8 نکته کاربردی اشاره می‌کنیم که به شما کمک می‌کنند کنترل دقیق‌تری بر موجودی کالاها داشته باشید. سفارش‌ها را بدون دغدغه ثبت و ارسال کرده و با خیال راحت به رشد فروشگاه خود فکر کنید.

از نرم‌افزار مدیریت موجودی حرفه‌ای کمک بگیرید

شاید اوایل و زمانی که تازه فروشگاه اینترنتی خود را راه‌اندازی کرده‌اید، بتوانید موجودی‌ها را در یک فایل اکسل یا حتی روی کاغذ یادداشت کنید؛ اما این روش خیلی دقیق و اصولی نیست. برای داشتن یک فروشگاه آنلاین موفق باید به سراغ یک سیستم مدیریت موجودی بروید. به خصوص وقتی که کم‌کم تعداد محصولات و سفارشات شما بیشتر و بیشتر می‌شود، نحوه مدیریت موجودی کالا در فروشگاه آنلاین بدون نرم‌افزار ممکن نیست.

این سیستم‌های مدیریت موجودی معمولا می‌توانند به فروشگاه شما متصل شوند. با کمک آن‌ها می‌توانید موجودی‌ همه محصولات خود را از لحظه ورود به انبار (چه انبار واقعی و چه سیستمی) تا زمان ارسال برای مشتری زیر نظر داشته باشید.

به‌علاوه، با استفاده از این نرم‌افزارها:

• می‌توانید در هر لحظه از موجودی تک‌تک محصولات خود مطلع شوید . در نتیجه، دیگر این مشکل برای شما پیش نمی‌آید که محصولی را بعد از تمام‌شدن موجودی آن بفروشید و شرمنده مشتری شوید.
• می‌توانید برای تامین دوباره محصولات خود تصمیمات درست‌تری بگیرید تا همیشه جنس داشته باشید و انبارتان بیش ‌از حد پر یا خالی نماند.
• می‌توانید اطلاعات ارزشمندی مثل آمار فروش هر محصول، موجودی راکد یا زمان اوج فروش را هم از این نرم‌افزارهای به دست آورید.
• جالب اینجاست که بعضی از این نرم‌افزارها حتی قابلیت هشداردهی هم دارند. یعنی شما می‌توانید مشخص کنید که وقتی موجودی یک محصول خاص به مقدار مشخصی رسید، سیستم به شما اطلاع داده دهد. با این کار، قبل از این که یک محصول پرطرفدار تمام شود، شما خبردار می‌شوید و آن را به موقع شارژ می‌کنید.
• بعضی از سیستم‌های پیشرفته‌تر حتی می‌توانند نوع‌های مختلف یک محصول (مثلا از نظر سایز یا رنگ) را هم مدیریت کنند.
• سیستم‌های حرفه‌ای‌تر با اطلاعات قبلی پیش‌بینی می‌کنند که احتمالا کی و چه تعداد از هر محصول نیاز می‌شود.

محصولات خود را هوشمندانه اولویت‌بندی کنید

یکی از کارهایی که حتی قبل از برنامه‌ریزی برای تامین موجودی باید انجام دهید، اولویت‌بندی محصولات است. چون همه کالاهایی که در فروشگاه خود می‌فروشید، ارزش برابری ندارند. بعضی از آن‌ها پرفروش‌تر هستند؛ اما شاید سود کمتری داشته باشند. بعضی دیگر شاید کمتر فروخته شوند؛ اما سود بسیار بیشتری نصیب شما می‌کنند. با تحلیل ABC می‌توانید محصولات‌تان را از نظر اهمیت و سوددهی دسته‌بندی کنید و تصمیم‌های دقیق‌تری بگیرید.

در این تحلیل، باید کالاها به سه گروه A، B و C تقسیم کنید:

• گروه A: شامل محصولاتی است که بیشترین سود را به شما می‌رسانند. این محصولات ممکن است پرفروش‌ترین‌ها نباشند؛ اما معمولاً ۷۰ تا ۸۰ درصد کل درآمد شما را تشکیل می‌دهند. در نتیجه، باید در اولویت قرار بگیرند و همیشه در انبار موجود باشند.
• گروه B: کالاهایی هستند که اگرچه سود زیادی ندارند؛ اما پرفروش هستند. این محصولات حدود ۱۵ درصد از درآمد فروشگاه را تشکیل می‌دهند. این گروه هم اهمیت زیادی دارند؛ ولی نه به اندازه گروه A و در اولویت بعدی قرار می‌گیرند.
• گروه C: محصولاتی هستند که سود خیلی کمی دارند؛ اما برای تکمیل سبدخرید مشتریان یا جلب رضایت آن‌ها باید موجود باشند. با این‌که فقط حدود ۵ درصد از درآمد شما را ایجاد می‌کنند؛ اما نباید آن‌ها را کامل کنار بگذارید.

با این دسته‌بندی می‌توانید تصمیمات بهتری برای مدیریت موجودی بگیرید. مثلا اگر بودجه محدودی برای خرید دارید، بهتر است بیشتر به فکر شارژ موجودی گروه A باشید. هم‌چنین برای انبارداری، محصولات گروه A را در دسترس‌تر قرار دهید و فضای بیشتری برای آن‌ها در نظر بگیرید. از طرفی، اگر قصد دارید بعضی محصولات را حذف کنید یا روی آن‌ها تخفیف بگذارید، به سراغ محصولات گروه C بروید.

نکته مهم: دسته‌بندی محصولات یک‌بار برای همیشه نیست. باید هر چند ماه یک‌بار تحلیل ABC را انجام دهید تا براساس اطلاعات جدید، محصولات خود را بازبینی و برای آن‌ها تصمیم‌گیری کنید.

برای مدیریت موجودی محصولات در فروشگاه آنلاین مرزها را مشخص کنید

یکی از اشتباهاتی که مدیران تازه‌کار هنگام پرکردن انبارها زیاد تکرار می‌کنند، مشخص‌نکردن حدود و مرز برای تعداد کالاهاست. بعضی از محصولات آن‌قدر خریداری می‌شوند که مدت‌ها در انبار باقی می‌مانند. در نتیجه، خراب می‌شوند و سرمایه را راکد می‌کنند. از طرف دیگر، گاهی محصولی آن‌قدر دیر شارژ می‌شود که مشتری قبل از موجودشدن آن، سراغ فروشگاه رقیب می‌رود.

برای جلوگیری از این اتفاقات، باید برای هر محصول، یک حداقل موجودی (نقطه سفارش) و یک حداکثر موجودی مشخص کنید.

• حداقل موجودی (یا نقطه سفارش): یعنی سطحی از موجودی که وقتی به آن رسیدید، باید بلافاصله اقدام به ثبت سفارش جدید کنید. حالا چگونه باید این حداقل موجودی را به دست آوریم؟ براساس میزان فروش روزانه و مدت زمان تامین کالا می‌توانید حداقل موجودی را محاسبه کنید. مثلا اگر روزی ۵ عدد از یک کالا می‌فروشید و شارژ مجدد آن ۷ روز زمان می‌برد، حداقل موجودی شما باید ۳۵ عدد باشد. با این کار تا وقتی سفارش جدید برسد، موجودی تمام نمی‌شود.
• موجودی ایمن: در کنار حداقل موجودی، بهتر است مقداری هم به‌عنوان «موجودی ایمن» در نظر بگیرید. در این صورت، اگر میزان تقاضا به صورت غیرمنتظره‌ای بیشتر شد یا تامین‌کننده تاخیر داشت، دچار کمبود کالا نمی‌شوید.
• حداکثر موجودی: از آن طرف، باید حداکثر موجودی را هم مشخص کنید تا بیش‌ازحد محصولی را انبار نکنید. انبارکردن بیش‌ازحد محصولات نه‌تنها فضای انبار شما را تا مدت‌ها اشغال می‌کند، بلکه ریسک بالایی هم دارد. مثلا، ممکن است به دلیل کاهش تقاضا یا تغییر سلیقه مردم محصول دیگر به فروش نرسد یا کاملا خراب شود. با تعیین سقف موجودی، این مشکلات و خسارت‌ها را به حداقل می‌رسانید.

بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت موجودی به شما اجازه می‌دهند که این شاخص‌ها را تعریف کنید. شما می‌توانید حداقل و حداکثر هر محصول را در سیستم وارد کنید تا به محض رسیدن به نقطه سفارش، به شما هشدار داده شود.

موجودی را در همه کانال‌ها همگام‌سازی کنید؛ نکته چهارم برای مدیریت موجودی محصولات

اگر همه فروش حضوری دارید و هم آنلاین یا از طریق چند کانال محصولات خود را می‌فروشید، مدیریت موجودی برای شما سخت‌تر می‌شود. در این صورت، باید دقت کنید که به محض فروش از طریق هر یک از این کانال‌ها، موجودی محصولات شما به‌روز شود. در غیر این صورت، احتمال دارد محصولی را بفروشید که موجودی آن قبلا از طریق کانال دیگری تمام شده است. این تناقض هم شما را به دردسر می‌اندازد و هم برای مشتری تجربه خیلی بدی رقم می‌زند.

بعضی از نرم‌افزارهای مدیریت یکپارچه موجودی این قابلیت را دارند که با هر فروش موجودی را به صورت خودکار در همه پلتفرم‌ها اصلاح کنند. اگر چند کانال فروش دارید، عاقلانه‌تر است که از این ابزارها کمک بگیرید.

اگر برای راه‌اندازی فروشگاه اینترنتی خود از فروشگاه‌ساز شاپفا استفاده کنید، می‌توانید مدیریت موجودی کالاهای خود را هم به شاپفا بسپارید. شاپفا هم سیستم انبارداری عادی و هم پیشرفته دارد. از همه مهم‌تر این که به شما اجازه می‌دهد فروش‌های حضوری خود را هم با سیستم همگام‌سازی کنید تا آمار موجودی‌ها مغایرت پیدا نکند.

موجودی را به صورت منظم چک کنید؛ نکته پنجم

حتی اگر بهترین سیستم‌های نرم‌افزاری را دارید، باز هم به اطلاعات آن اکتفا نکنید. به صورت دوره‌ای و مرتب موجودی محصولات خود را در انبار شمارش کنید تا مطمئن شوید که اعداد سیستم شما با آمار واقعی انبار هم‌خوانی دارد. چون گاهی به دلیل خراب‌شدن، اشتباهات سیستمی، فروش از کانال‌های دیگر یا حتی سرقت ممکن است آمارها مغایرت پیدا کنند.

برای بررسی منظم موجودی انبار روش‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانید بسته به شرایط خود آسان‌ترین را انتخاب کنید:

• شمارش کامل سالانه: درست مثل خانه‌تکانی که همیشه آخر سال انجام می‌شود، می‌تواند انبارتکانی و شمارش سالانه داشته باشید. در آخر هر سال موجودی تک‌تک محصولات را شمارش و در سیستم ثبت کنید.
• شمارش چرخشی: اگر بررسی سالانه انبار از نظر شما خسته‌کننده و زمان‌بر است، می‌توانید این کار را در طول سال انجام دهید. به‌صورت هفتگی یا ماهانه تعدادی از کالاها شمارش کنید و آمارها را با سیستم تطابق دهید.
• بررسی‌های تصادفی: در مواقع حساس یا زمانی که فرصت بسیار کمی دارید، می‌توانید به صورت تصادفی موجودی بعضی از محصولات را بررسی کنید. هر هفته یا هر ماه یک نوع محصول را انتخاب کنید و شمارش آن را انجام دهید.

شمارش دستی موجودی اصلا کار آسانی نیست؛ اما با این کار از درست‌بودن آمار انبار خود مطمئن می‌شوید و می‌توانید با خیال راحت از مشتریان سفارش بگیرید.

بیشتر بخوانید مشاهده بیشتر

راز افزایش فروش با بسته‌بندی حرفه‌ای؛ نکاتی که برندهای موفق می‌دانند!

فرض کنید که بعد از چند روز محصولی را که سفارش داده بودید، به دستتان می‌رسد. آن هم با یک بسته‌بندی جذاب، رنگی و کاملا متفاوت با تمام...

دستی به سر و روی انبار خود بکشید؛ نکته ششم

اگر انبار منظم و سازمان‌دهی شده داشته باشید، کارمندان شما می‌توانند سریع‌تر محصولات را پیدا کرده و برای ارسال آماده کنند. به‌علاوه، احتمال بروز خطای انسانی هم کمتر می‌‌شود. از آن طرف، در یک انبار مرتب احتمال گم‌ یا خراب‌شدن محصولات هم کمتر وجود دارد. بنابراین، وقت بگذارید و با توجه به نکات زیر انبار خود را سازمان‌دهی کنید:

• از برچسب‌گذاری دقیق شروع کنید. روی هر قفسه یا کالا یک برچسب بزنید و روی آن کد، توضیحات، تاریخ ورود، تاریخ انقضا (در صورت وجود) و تعداد موجودی را بنویسید.
• اگر بعضی از محصولات شما حساس‌تر، خراب‌شدنی یا شکستنی هستند، آن‌ها را جداگانه انبار کنید. مثلا، موادغذایی پروتینی را که زودتر خراب می‌شوند، از کنسروها و موادغذایی خشک جدا کنید.
• قانون FIFO را رعایت کنید. طبق این قانون هر محصولی که زودتر وارد انبار شده است، باید زودتر هم خارج شود. پس باید محصولات جدید را در قفسه‌های پشتی قرار دهید و محصولات قدیمی‌تر را دم دست. با این کار، محصولات شما به موقع از انبار خارج شده و فاسد یا قدیمی نمی‌شوند.
• همیشه محصولات پرفروش در دسترس‌ قرار دهید و اجناس سنگین در طبقات پایین‌تر. با این سیستم جابه‌جایی و آماده‌سازی محصولات راحت‌تر می‌شود.
• محصولاتی که مکمل هستند و معمولا مشتریان هم‌زمان آن‌ها را سفارش می‌دهند، در قفسه‌های کنار هم قرار دهید.

این سازماندهی ساده؛ اما دقیق در بلندمدت موجب صرفه‌جویی در زمان و کاهش خسارت‌ها خواهد شد.

پیش‌بینی کنید؛ اما حدس نزنید؛ نکته هفتم برای مدیریت موجودی محصولات فروشگاه آنلاین

برای این که با کمبود یا انباشت بیش‌ازحد موجودی روبه‌رو نشوید، باید میزان تقاضا را پیش‌بینی کنید؛ اما حدس نزنید. به‌جای حدس‌زدن، نگاهی به اطلاعات فروش‌های قبلی خود بیندازید. ببینید که در فصل‌های مختلف چقدر فروش داشتید، چه ترندها یا مناسبت‌های خاص روند فروش‌تان را تحت تاثیر قرار داده‌اند و غیره.

مثلا اگر در زمستان فروش یک محصول زیاد می‌شود، باید از پاییز برای تامین آن برنامه‌ریزی کنید. هم‌چنین، مناسبت‌های خاص سال را در تقویم پیدا کنید و از قبل برای آن‌ها برنامه بچینید. به‌علاوه، اگر قرار است از روش‌های تبلیغاتی یا کمپین‌های تخفیف استفاده کنید، از همین حالا تاثیر آن‌ها روی میزان فروش‌تان را پیش‌بینی کنید.

بد نیست بدانید بعضی از نرم‌افزارهای مدیریت موجودی ابزار پیش‌بینی فروش دارند که با استفاده از هوش مصنوعی الگوهای رفتاری مشتریان را تحلیل می‌کنند. می‌توانید از این نرم‌افزارها هم کمک بگیرید.

کالاهای بدون فروش را نادیده نگیرید؛ آخرین نکته در مدیریت موجودی کالا

تقریبا در همه فروشگاه‌ها، یک سری محصولات پیدا می‌شوند که مدت زمان زیادی از ورودشان به انبار می‌گذرد؛ اما فروش نرفته‌اند. این کالاها هم فضای انبار را اشغال کرده و هم بخشی از سرمایه‌ شما را بدون سودآوری بلوکه می‌کنند. برای حل این مشکل، باید این کالاهای بدون فروش را شناسایی کنید و برای آن‌ها تصمیمی بگیرید.

با بررسی گزارش‌های فروش می‌توانید بفهمید کدام محصولات در چند ماه گذشته هیچ فروشی نداشته‌اند. برای ردکردن این محصولات هم می‌توانید از ترفندهای مختلفی استفاده کنید:

• این محصولات را با تخفیف ویژه برای فروش بگذارید؛
• این کالاها را با چند محصول پرفروش دیگر در یک پکیج بسته‌بندی کرده و قیمتی ویژه برای بسته در نظر بگیرید تا مشتریان برای خرید وسوسه شوند؛
• در صورت امکان و تمایل حتی می‌توانید این محصولات را به خیریه اهدا کنید.

برای داشتن یک فروشگاه اینترنتی موفق، حرفه‌ای عمل کنید

بسیاری از فروشگاه‌های آنلاین به خصوص کسب‌وکارهای کوچک‌تر، مدیریت موجودی را جدی نمی‌گیرند. در صورتی که، مدیریت درست موجودی تاثیر زیادی روی موفقیت آن‌ها می‌گذارد. شما هم اگر یک فروشگاه اینترنتی دارید، از نکات این مقاله برای مدیریت دقیق موجودی انبار خود استفاده کنید.

اگر هم هنوز برای راه‌اندازی سایت خود دست به کار نشده‌اید، حتما نگاهی به امکانات فروشگاه‌ساز شاپفا داشته باشید. با شاپفا نه تنها راه‌اندازی یک سایت آسان‌تر می‌شود؛ بلکه مدیریت فروش، حسابداری و انبارداری هم بسیار راحت‌تر خواهد شد. برای این که درباره شاپفا بیشتر بدانید، می‌توانید با ما تماس بگیرید. یا شماره همراه خود را در بخش دیدگاه‌ها بنویسید تا همکاران ما با شما تماس برقرار کنند.