آشنایی با اصول اولیه مدیریت موجودی کالا

راه‌اندازی فروشگاه اینترنتی در مقایسه با یک مغازه بسیار آسان‌تر و کم‌هزینه‌تر است. با وجود این، مدیریت آن مثل یک مغازه چالش‌های خود را دارد. یکی از مهم‌ترین این چالش‌ها، مدیریت موجودی است. شما هم اگر مدیر یک سایت فروشگاهی هستید یا قصد راه‌اندازی فروشگاه اینترنتی خود را دارید، باید با چگونگی مدیریت موجودی کالا در فروشگاه آنلاین آشنا باشد. چرا؟

چون بدون مدیریت درست، ممکن است سفارشاتی را قبول کنید؛ در صورتی که موجودی ندارید. یا کلا به‌خاطر نداشتن موجودی مشتریان خود را از دست بدهید. برعکس شاید کالاهایی را بیش‌ازحد انبار کنید که فروش بالایی ندارند. کالاهایی خراب‌شدنی که قبل از تمام‌شدن تاریخ انقضا به فروش نمی‌روند. پس برای حفظ تعادل باید حتما با اصول کنترل موجودی آشنا باشید. ما در ادامه اصول پایه مدیریت موجودی و ابزارهای این کار را به شما معرفی می‌کنیم.

 منظور از مدیریت موجودی چیست؟

منظور از مدیریت موجودی کالا، فرآیند برنامه‌ریزی، کنترل و کمک به گردش محصولات از نقطه تامین تا نقطه فروش است. به زبان ساده‌تر، یعنی مدیران فروشگاه‌های آنلاین بدانند که باید چه تعداد از محصولات را در چه زمانی تامین کنند تا همیشه امکان فروش را داشته باشند. اگر فروشگاه آنلاین تولیدکننده محصولات باشد، مدیریت موجودی آن پیچیده‌تر هم می‌شود. در این صورت باید تامین و کنترل مواداولیه موردنیاز هم مدیریت شود تا چرخه تولید به مشکل برنخورد. یعنی باید مشخص شود که مواد اولیه در چه زمان‌ها و به چه میزانی تامین شوند تا تولید و فروش همیشه برقرار باشند.

مشخص است که چیدن یک برنامه برای مدیریت انبار به آسانی راه‌اندازی فروشگاه اینترنتی نیست؛ اما می‌توانید از سیستم‌های نرم‌افزاری، برنامه‌ها یا ابزارها برای کنترل موجودی خود کمک بگیرید. البته قبل از آن حتما نگاهی به اصول اولیه مدیریت موجودی کالا داشته باشید.

اصول پایه مدیریت موجودی کالا

هدف اصلی از مدیریت و کنترل موجودی، ایجاد تعادل بین تعداد کالاهای انبار و میزان نیاز واقعی کسب‌وکار است تا هیچ‌وقت تولید یا فروش متوقف نشود. از طرف دیگر، مدیریت موجودی هزینه نگهداری محصولات را به حداقل می‌رساند. چگونگی مدیریت موجودی کالا در فروشگاه آنلاین به رعایت اصول اولیه آن بستگی دارد. اصولی که در ادامه با آن‌ها آشنا می‌شوید:

بررسی و پیش‌بینی تقاضا؛ اولین اصل مدیریت موجودی

اولین قدمی که برای مدیریت انبار باید بردارید، بررسی میزان تقاضا است. شما باید روند بازار را زیر نظر بگیرید و با توجه به آمار فروش در دوره‌های زمانی گذشته نیاز مشتریان خود را پیش‌بینی کنید. یعنی باید بدانید که در یک بازه زمانی مشخص چه تعداد از هر نوع محصولی را می‌فروشید. در چه فصل‌هایی از سال کدام محصولات فروش بالاتری دارند و در کدام فصل یا ماه فروش محصولات شما افت پیدا می‌کند.

با پیش‌بینی دقیق میزان تقاضا می‌توانید یک تصمیم درست در مورد تعداد محصولات موردنیاز خود بگیرید. به‌علاوه، احتمال تمام‌شدن موجودی یا برعکس فروش‌نرفتن و خراب‌شدن محصولات را هم به حداقل می‌رسانید.

طبقه‌بندی محصولات براساس میزان فروش؛ از تکنیک‌های مدیریت موجودی کالا

برای مدیریت موجودی کالا در فروشگاه آنلاین خود می‌توانید محصولات را براساس اهمیت آن‌ها طبقه‌بندی کنید. این اولویت‌بندی به شما کمک می‌کند منابع مالی و زمانی خود را بهینه‌تر مصرف کنید و هزینه‌های انبارداری خود را به حداقل برسانید. برای مثال، به جای این که سرمایه خود را برای تامین کالاهای کم‌فروش هزینه کنید، به سراغ محصولات پرفروش‌تر بروید و تعداد بیشتری از آن‌ها را تامین می‌کنید.

تکنیک ABC دقیقا بر همین مبنا است. در این تکنیک محصولات به سه دسته اصلی تقسیم‌بندی می‌شوند:

• محصولاتی که تقاضای بالاتر یا سود بیشتری دارند؛ در گروه A قرار می‌گیرند. مسلما باید تمرکز ویژه‌ای روی این گروه از محصولات داشته باشید و میزان موجودی آن‌ها را دقیق‌تر کنترل کنید.
• محصولاتی که میزان فروش ثابت یا سوددهی متوسطی دارند، در گروه دیگری به نام B قرار داده می‌شوند. برای تامین موجودی این محصولات می‌توانید برنامه ثابتی در نظر بگیرید.
• گروه C هم برای کالاهایی درنظر گرفته می‌شود که فروش یا حاشیه سود کمتری دارند. برای تامین موجودی این گروه از محصولات نباید دغدغه زیادی داشته باشید و باید کمترین سرمایه و اهمیت را به آن‌ها اختصاص دهید.

کنترل موجودی و مدیریت چرخه عمر محصولات؛ از اصول پایه مدیریت موجودی کالا

حتما می‌دانید که یکی از اصول چگونگی مدیریت موجودی کالا در فروشگاه آنلاین، کنترل تعداد محصول است. باید به طور منظم موجودی کالا را کنترل کنید تا با مشکل مواجه نشوید. به ویژه اگر برنامه‌ای برای تبلیغات محصول دارید، باید آن را مطابق با موجودی کالا پیش ببرید. در غیر این صورت، ممکن است درست وقتی که تبلیغات شما به نتیجه می‌رسد و تعداد سفارشات شما افزایش پیدا می‌کند، موجودی تمام شود.

علاوه بر این، اگر محصول شما تاریخ انقضا دارد و خراب‌شدنی است، باید چرخه عمر آن را هم در نظر بگیرید. اگر محصولی به تاریخ انقضای خودش نزدیک می‌شود، می‌توانید با استراتژی‌های تخفیف گذاری یا تبلیغات آن‌ها به صورت ویژه به فروش برسانید.

انتخاب بین مدیریت موجودی متمرکز یا غیرمتمرکز

چگونگی مدیریت موجودی کالا در فروشگاه آنلاین در حالت متمرکز متفاوت از حالت غیرمتمرکز است. مدیریت موجودی متمرکز به معنای نگهداری تمام موجودی یک شرکت در یک مکان یا انبار واحد است. متمرکزشدن در یک انبار می‌تواند به صرفه‌جویی در هزینه‌ها، کنترل بهتر سطوح موجودی و بهبود هماهنگی بین بخش‌های مختلف کمک کند. در عین حال، مدیریت موجودی متمرکز زمان تحویل محصول به دست مشتریان دور را بیشتر می‌کند که ممکن است باعث نارضایتی آن‌ها شود.

در مدیریت موجودی غیرمتمرکز چندین مکان نزدیک به مشتریان بالقوه برای انبارداری محصولات درنظر گرفته می‌شود. بنابراین، زمان تحویل به دست مشتریان کوتاه‌تر و رضایت آن‌ها بیشتر خواهد شد. با این وجود، مدیریت موجودی غیرمتمرکز قطعا هزینه‌های انبارداری و حمل‌ونقل را افزایش می‌دهد. به علاوه، کنترل موجودی محصولات و هماهنگی بین محموله‌ها را پیچیده‌تر می‌کند. پس نمی‌توان گفت که مدیریت موجودی متمرکز بهتر از غیرمتمرکز است. این موضوع بستگی به شرایط کسب‌وکار، محصولات، تقاضای مشتری و هزینه‌های شما دارد.

محاسبه حداقل مقدار سفارش (MOQ) برای مدیریت موجودی

یکی دیگر از فاکتورهای مهم در مدیریت موجودی کالای فروشگاه آنلاین، MOQ است. به خصوص در فروشگاه‌های دراپ شیپینگ. این فاکتور مخفف عبارتMinimum order quantity و به معنی حداقل مقدار سفارش است. شما باید محاسبه کنید که از هر محصولی حداقل چه تعدادی را باید از تامین‌کننده بخرید تا فضای مناسب برای ذخیره و انبارداری آن‌ها را داشته باشید. به‌علاوه، این تعداد باید با میزان فروش شما هم هم‌خوانی داشته باشد تا با مشکلاتی مثل: عدم موجودی یا خراب‌شدن محصولات مواجه نشوید.

در نگاه اول به نظر می‌رسد که هرچه MOQ کمتر باشد، ریسک کمتر است. به خصوص که سرمایه شما را در گردش نگه می‌دارد. در صورتی که معمولا هرچه تعداد سفارشات بیشتر باشد، تامین‌کنندگان محصولات را با قیمت‌های مناسب‌تری به شما می‌فروشند. این موضوع به افزایش سود شما کمک می‌کند. به‌‌علاوه، در سفارشات انبوه هزینه‌های حمل‌ونقل شما هم کمتر می‌شود. از طرف دیگر، MOQ بالا هزینه‌های انبارداری و زمان خواب سرمایه را افزایش می‌دهد. پس پیداکردن یک مقدار بهینه و متعادل برای MOQ مهم است و می‌توانید تاثیر زیادی روی سوددهی یا زیان‌دهی فروشگاه آنلاین شما بگذارد.

گردش موجودی؛ از اصول مربوط به چگونگی مدیریت موجودی کالا در فروشگاه آنلاین

گردش موجودی یک نسبت مالی است. این عدد نشان می‌دهد یک فروشگاه آنلاین در یک بازه زمانی مشخص، (معمولاً یک سال)، چند بار کل موجودی محصولات خود را می‌فروشد و دوباره آن‌ها را موجود می‌کند. گردش موجودی بالاتر نشان می‌دهد که یک شرکت به طور موثر موجودی خود را مدیریت می‌کند و محصولات را به سرعت می‌فروشد. پس گردش موجودی بالا یعنی کاهش هزینه‌های نگهداری، بهبود جریان نقدی و افزایش سودآوری فروشگاه آنلاین.

در مقابل، گردش موجودی پایین‌ ممکن است نشانه‌ای از موجودی بیش‌ازحد، انبارشدن کالاهای کم‌فروش و خراب‌شدن احتمالی آن‌ها باشد. مشخص است که گردش موجودی پایین برعکس گردش موجودی بالا عمل می‌کند. یعنی باعث افزایش هزینه‌های نگهداری موجودی، کاهش درآمد و کاهش سودآوری کسب‌وکار اینترنتی می‌شود. برای محاسبه گردش موجودی از فرمول استفاده می‌کنند. در این فرمول، بهای تمام شده کالای فروش رفته  (COGS)بر میانگین ارزش موجودی در طول دوره تقسیم می‌شود.

موجودی ایمنی؛ یکی از اصول مدیریت موجودی محصولات

انبار شما به یک موجودی ایمنی برای مواقع اضطراری نیاز دارد. مثل مواقعی که به صورت ناگهانی تقاضا افزایش پیدا می‌کند یا محصولات با تاخیر به دست شما می‌رسند. در واقع، منظور از موجودی ایمنی، مقدار کالای اضافه‌ای است که باید برای روز مبادا نگهداری کنید. این موجودی تضمین می‌کند که شما در مواقع اضطراری هم فروش خود را حفظ می‌کنید و مشتریان‌تان را از دست نمی‌دهید.

محاسبه مقدار سفارش اقتصادی (EOQ) برای کنترل بهتر موجودی

EOQ یا مقدار سفارش اقتصادی را می‌توانید با کمک یک فرمول به دست آورید. این فرمول به شما کمک می‌کند تا مقدار سفارش ایده‌آلی را تعیین کنید که هزینه‌های موجودی مثل: هزینه ثبت سفارش و نگهداری کالاها را به حداقل می‌رساند.

تعیین نقطه سفارش مجدد؛ از نکات مدیریت موجودی

مفهوم دیگری که برای اطلاع از چگونگی مدیریت موجودی کالا در فروشگاه آنلاین باید با آن آشنا باشید، نقطه سفارش مجدد است. منظور از نقطه سفارش مجدد، عددی است که اگر موجودی کالا به آن برسد، باید سفارش جدیدی برای تامین دوباره آن ثبت شود. این عدد باید طوری تعیین شود که هزینه اضافه‌ای روی دست شما نگذارد.

نظارت مداوم روی انبار و موجودی‌ها

فراموش نکنید که باید به صورت مرتب سطح موجودی محصولات خود را کنترل کنید تا اگر اختلاف یا مشکلی وجود دارد، شناسایی شود. به‌علاوه، با کنترل میزان فروش، موجودی، تقاضا، سود، خسارت‌ها و غیره می‌توانید به مرور تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرید و مدیریت موجودی کارآمدتری داشته باشید.

ابزارهای مفید برای مدیریت موجودی

ابزارهای زیادی برای آسان‌تر کردن مدیریت موجودی کسب‌وکارها وجود دارند. این ابزارها به خودکارشدن وظایف، کاهش خطاها و افزایش سرعت کنترل موجودی کمک زیادی می‌کنند. ابزارهایی مثل:

نرم‌افزار‌های مدیریت موجودی:

نرم‌افزارهای مدیریت موجودی اختصاصی (مثل سیستم‌ERP) به فروشگاه‌های آنلاین کمک می‌کنند تا وظایف مرتبط با مدیریت موجودی را به صورت خودکار و متمرکز انجام دهند. کنترل میزان موجودی، پردازش سفارش‌ها و حفظ اطلاعات مربوط به سابقه فروش بعضی از کاربردهای این نرم‌افزارهاست.

سیستم‌های بارکدینگ و فناوری RFID:

کاربرد سیستم‌های خواندن بارکد و فناوری RFID  فقط کدگذاری محصولات و شناسایی آن‌ها نیست. این سیستم‌ها مدیریت موجودی را هم بسیار آسان‌تر و سریع‌تر می‌کنند. به‌علاوه احتمال خطا هم به حداقل می‌رسانند.

سیستم‌های مدیریت انبار

نرم‌افزارهای WMS برای آسان‌تر و بهینه‌سازی انبارداری طراحی می‌شوند. این سیستم‌ها مدیریت موجودی، سفارشات و حمل‌ونقل را به صورت اتوماتیک، سریع و با کمترین احتمال خطا انجام می‌دهند.

هوش مصنوعی؛ بهترین ابزار برای مدیریت موجودی

ردپای هوش مصنوعی را می‌توان حتی در مدیریت موجودی هم پیدا کرد. هوش مصنوعی با خودکارکردن وظایف، پیش‌بینی روند بازار و میزان تقاضا و غیره به مدیریت موجودی فروشگاه‌های آنلاین کمک بسیاری می‌کند.

مدیریت حرفه‌ای موجودی در فروشگاه‌ساز شاپفا

چگونگی مدیریت موجودی کالا در فروشگاه آنلاین بسیار مهم است. شما می‌توانید با درنظر گرفتن اصول اولیه‌ مثل پیش‌بینی وضعیت بازار، کنترل موجودی، در نظر گرفتن چرخه عمر محصول، طبقه‌بندی محصولات براساس اهمیت و غیره مدیریت بهتری بر موجودی داشته باشید. به‌علاوه، نیاز است که حتما از ابزارهای مدیریت موجودی مثل: سیستم‌های بارکدینگ، مدیریت انبار و غیره هم کمک بگیرید. فراموش نکنید اگر مدیریت موجودی را جدی نگیرید، خیلی زود مشتریان خود را از دست می‌دهید. شما برای مدیریت موجودی فروشگاه آنلاین خود چه فکری کرده‌اید؟ برای ما راهکارها و تجربیات خود را بنویسید.

ناگفته نماند که اگر فروشگاه اینترنتی خود را با فروشگاه‌ساز شاپفا راه‌اندازی کنید، مدیریت موجودی برای شما بسیار آسان می‌شود. شاپفا قابلیت ویژه‌ای برای مدیریت حرفه‌ای انبار در اختیار شما قرار می‌دهد. با این قابلیت شما یک انبار سیستمی با ورود و خروج مکانیزه‌ی کالا خواهید داشت که برای تک‌تک کالاها بارکد یونیک تولید می‌کند. بارکدی که شناسایی، انبارداری، مدیریت موجودی و غیره کالا را به آسانی امکان پذیر خواهد کرد. اگر نیاز به اطلاعات بیشتری در مورد شاپفا و امکانات جالب آن دارید، می‌توانید با شماره ما تماس بگیرید.